IMPRESA DIGITALE, ARCHIVIAZIONE, CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA, FATTURAZIONE ELETTRONICA.

TUTTI I PASSAGGI DALL'EMISSIONE DEL DOCUMENTO ALLA SUA TRASMISSIONE IN MODALITA' TELEMATICA OPPURE ANALOGICA FINO ALLA CONSERVAZIONE

Ciclo attivo: Il ciclo attivo di fatturazione è distinto nelle tre fasi di emissione, trasmissione e conservazione sostitutiva. Per quanto riguarda il primo passaggio, il gestionale aziendale procede all’emissione della fattura in modalità analogica o elettronica. La fattura elettronica viene predisposta in un unico originale, attraverso la produzione di un Pdf reso immodificabile con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale a garanzia dell’integrità dei dati contenuti e dell’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente. L’autenticità dell’origine e l’integrità del documento possono essere garantiti anche con l’utilizzo di particolari sistemi di trasmissione Edi. La fattura analogica viene invece emessa in duplice esemplare. Anche se creata con mezzi elettronici, a differenza di quello che avviene per la fattura elettronica, deve essere sempre stampata su carta. La fattura elettronica viene, poi, trasmessa elettronicamente attraverso l’utilizzo di procedure informatizzate: Edi, posta elettronica certificata o inviando un messaggio e-mail al destinatario contenente il link a un server dove la fattura è reperibile o si trova la fattura in allegato. Per procedere validamente alla trasmissione elettronica, si deve ottenere il previo consenso del destinatario del documento a riceverlo conta le modalità. Se il consenso non c’è, la fattura elettronica deve essere stampata su carta dall’emittente e trasmessa con modalità tradizionali (posta o fax) così come si fa con la fattura analogica. Per il soggetto emittente, la fattura continuerà comunque ad essere di tipo elettronico, in quanto caratterizzata dal riferimento temporale e dalla sottoscrizione elettronica. La fattura analogica può essere invece trasmessa con posta elettronica: in tal caso, lo strumento informatico rappresentano un mero mezzo di spedizione della fattura, per cui il destinatario è obbligato a stamparla su carta. Infine, le fatture elettroniche devono essere portate in conservazione sostitutiva entro quindici giorni dalla loro emissione mediante apposizione sul lotto di fatture o sull’impronta dei documenti (hash) di firma digitale e marca temporale da parte del soggetto responsabile della conservazione. La fattura analogica emessa può essere portata in conservazione sostitutiva previa stampa e successiva acquisizione dell’immagine a mezzo scanner.

Ciclo passivo:  Il soggetto destinatario della fattura elettronica la acquisisce al proprio sistema gestionale, archiviandola in funzione della successiva conservazione sostitutiva. Nel caso in cui gestisca le fatture in modo tradizionale, le riceve su carta o per e-mail, potendo procedere alla conservazione sostitutiva previa acquisizione dell’immagine del documento. Le fatture elettroniche ricevute dovranno essere portate in conservazione sostitutiva entro quindici giorni dalla loro ricezione, mediante apposizione sul lotto di fatture o sull’impronta delle stesse di firma digitale e marca temporale. Le fatture analogiche potranno essere assoggettate a conservazione sostitutiva previa acquisizione della loro immagine con le modalità in precedenza indicate per i documenti elettronici.

ANCHE PER L'ARCHIVIO IL "FILE" RESTA L'UNICA VIA. FORNITORI: RIORGANIZZARE I CICLI

I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno gestire il ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione, ma anche in quella di conservazione.
Per le imprese il passaggio alla fatturazione elettronica richiederà quindi la riorganizzazione dell’intero ciclo attivo di fatturazione. La prima scelta operativa da effettuare è quella tra potenziare le proprie infrastrutture tecnologiche o ricorrere a intermediari abilitati in grado di offrire strumenti standardizzati e semplici per rispondere alle esigenze tecniche e giuridiche connesse all’intero processo di “dematerializzazione” dei documenti contabili e fiscali. Questa seconda scelta di fatto esternalizza almeno tutte le incombenze proprie del responsabile della conservazione ed è, allo stato attuale, la più gettonata, anche perché è la modalità più rapidamente implementabile e che non necessita di interventi "pesanti" sul gestionale aziendale. Ci si limita invece ad integrare l’Erp con un software che si inserisce nel ciclo di fatturazione, al momento della creazione degli spool di stampa, rendendoli statici e non modificabili con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, e indicizzandoli ai fini del successivo invio elettronico. Amministrare, al contrario, una soluzione in house richiede un intervento diretto sul gestionale di fatturazione, da modulare ai fini della predisposizione di flussi strutturati di fatturazione. In entrambi i casi, le necessarie modifiche ai processi interni di fatturazione porteranno benefici: maggiore coordinamento dell’attività degli uffici operativi; semplificazioni nella gestione della documentazione, con possibilità di accessi simultanei ai documenti; miglior efficienza economico-gestionale dell’intera impresa.

RINUNCIARE ALLA CARTA NON VINCOLA LE PARTI. SCELTE: OBIETTIVO DEMATERIALIZZARE

La scelta di gestire le fatture, sia attive sia passive, con modalità elettronica non coinvolge necessariamente il destinatario e/o il fornitore. L’operatore può, pertanto, decidere in piena autonomia di dematerializzare il proprio sistema di fatturazione. Per le fatture attive, il prestatore le emetterà apponendovi il riferimento temporale e la firma elettronica qualificata, al fine di creare una fattura elettronica. Successivamente, al momento della trasmissione, a seconda del destinatario, dovrà: inviare, previo accordo con il cliente/destinatario, la fattura elettronica "blindata" con la firma digitale o con il sistema Edi; se, invece, il cliente utilizza la gestione tradizionale delle fatture cartacee, dovrà inviare una copia della fattura con modalità tradizionali (posta, fax) al fine di gestirla quale documento analogico. Nel caso di fatture passive, il cliente provvederà: nel caso in cui il fornitore emetta le fatture già in formato elettronico, a riceverle nel medesimo formato e con i requisiti richiesti, contabilizzandole direttamente; nel caso in cui il fornitore utilizzi metodi "tradizionali", a ricevere le fatture su carta o comunque in formato analogico, potendo ovviamente acquisirne l’immagine, al fine di conservarle, avendo prima apposto per lotto o per fattura la marca temporale e la sottoscrizione elettronica qualificata.
Se si riceve una fattura in formato analogico trasmessa a mezzo posta o ricevuta come allegato e-mail per la quale non è stato reso il consenso alla trasmissione elettronica, nonostante risulti emessa con apposizione di firma digitale e riferimento temporale, per procedere alla sua conservazione sostitutiva se ne deve acquisire l’immagine, previa stampa, tramite sistemi di scansione, indicizzando il documento e apponendovi firma digitale e marca temporale.

Il Sole 24 Ore – Il Dossier del Lunedì - Fatture Elettroniche - 10 marzo - M. Procida – I. Volo